Solution: Brandschutzmanagement-Zertifizierung TAC STANDARD 16000

Ing. Klaus Mlekus, MBA

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Information, Zielgruppe & Voraussetzung

Der TAC STANDARD 16000:2008 ist ein Standard für die Zertifizierung von Brandschutzmanagementsystemen. Mit einer Zertifizierung optimieren Sie Ihre Brandschutz-Prozesse und steigern damit die Wirksamkeit ihres Brandschutzmanagementsystems. Zudem bildet der Standard die Basis für die fortlaufende Verbesserung der Leistungen Ihres Brandschutzmanagements und gibt Ihnen die Möglichkeit, den hohen Standard der getroffenen Maßnahmen durch eine unabhängige Auditierung nachzuweisen.

Der Standard eignet sich für Kleinstunternehmen ebenso wie für die Großindustrie, vom Dienstleister bis zum Produzenten – quer durch alle Branchen und unabhängig von der Unternehmensform, kann auch Ihr Unternehmen nach TAC STANDARD 16000 zertifiziert werden.

Voraussetzung dafür ist ein dokumentiertes und in der Organisation integriertes bzw. gelebtes Brandschutzmanagementsystem.

Das Zertifikat (siehe Musterzertifikat) besitzt eine Gültigkeitsdauer von drei Jahren und darf entsprechend der Zertifizierordnung zu Werbezwecken verwendet werden. Das Zertifizierungslogo kann beispielsweise auf Briefpapier, der Website (jeweils in Zusammenhang mit der Organisation) verwendet werden. Die jeweils geplante Verwendung muss aus rechtlichen Gründen durch die Zertifizierungsstelle freigegeben bzw. bestätigt werden.

Vorteile einer Zertifizierung

  • Systematisch Darstellung und Zusammenfassung der zum Brandschutz getroffenen Maßnahmen
  • Durch transparente Abläufe und Maßnahmen zur laufenden Verbesserung erbringen Sie den Nachweis einer systematischen Umsetzung des Brandschutzmanagements
  • Das richtige Maß finden – mit den Experten des TÜV AUSTRIA. Dokumentation um der Dokumentation willen? Ein Brandschutzmanagementsystem funktioniert nur dann zweckmäßig, wenn es dem Unternehmen dient. Unsere Auditoren schaffen für Sie den größtmöglichen Nutzen aus Auditierung und Zertifizierung.
  • Durch Klarheit über Ziele, Prozesse und Verantwortlichkeiten steigern Sie auch das Verantwortungsbewusstsein und die Motivation Ihrer Mitarbeiter_innen
  • Eine Zertifizierung nach TAC STANDARD 16000 durch den TÜV AUSTRIA erbringt den Nachweis und damit das Vertrauen, in die von Ihnen getroffenen Maßnahmen

Ablauf der Zertifizierung

Ein Zertifizierungsprozess dauert in der Regel zwischen drei und fünf Wochen. Bereits bei der Planung berücksichtigen wir Ihre individuellen Anforderungen und die Dringlichkeit Ihrer Zertifizierung. Den genauen Aufwand, sowie Dauer und Kosten legen wir mit Ihnen gemeinsam vor dem Zertifizierungsprozess fest.

1. Informationsgespräch
Bei einem unverbindlichen und kostenlosen Gespräch informieren wir Sie über die Vorgehensweise zur Erlangung Ihres Zertifikats. Weiters werden u.a. folgende Punkte geklärt:

  • Grundsätzliche Voraussetzungen für eine Zertifizierung
  • Ziele und Nutzen der Zertifizierung
  • Abgleich der Unternehmensdaten und Festlegung des Geltungsbereiches der Zertifizierung
  • Besprechung Ihrer spezifischen Anforderungen und Wünsche
  • Festlegung der nächsten erforderlichen Schritte in Richtung Zertifizierung

Auf Basis dieses Informationsgesprächs erhalten Sie ein individuelles und auf Ihre Organisation maßgeschneidertes Angebot.

2. Beauftragung
Sind Sie mit dem gestellten Angebot zufrieden, wird die Zertifizierungsstelle beauftragt. Nachdem Sie eine Auftragsbestätigung erhalten haben, beginnt der Zertifizierungsprozess mit einer gemeinsamen terminlichen Abstimmung mit dem/der verantwortlichen Auditor_in.

3. Voraudit (optional)
Auf Wunsch kann ein Voraudit durchgeführt werden.  Anhand eines gemeinsam definierten Rahmens werden entweder spezielle Bereiche bzw. Prozesse oder die Gesamtsituation Ihrer Organisation auditiert. Dabei werden etwaige Schwachstellen in der Dokumentation und der Implementierung des Systems aufgezeigt. Ein Voraudit kann Ihnen auf Wunsch einen Statusbericht in Bezug auf die grundsätzliche Zertifizierungsfähigkeit, eine Detailexpertise zu einzelnen Prozessen oder der Konformität zu einzelnen Forderungspunkten der jeweiligen Norm geben. Die Auditmethodik entspricht dabei jener des Zertifizierungsaudits.

4. Zertifizierungsaudit Stufe 1
Das Stufe-1-Audit dient zur Feststellung Ihrer Zertifizierungsfähigkeit. Standortspezifische Bedingungen werden beurteilt und notwendige Informationen bezüglich des Geltungsbereichs gesammelt. Folgende Hauptpunkte werden vorwiegend in der Auditstufe 1 behandelt:

  • Prüfung der Dokumentation auf Konformität und Vollständigkeit im Abgleich mit den jeweiligen Normanforderungen.
  • Status der Implementierung des Managementsystems im Unternehmen: Lässt das vorhandene Management sowie der Implementierungsgrad des Managementsystems in der Organisation grundsätzlich eine Zertifizierung zu oder fehlen noch entscheidende Details?

Vor Durchführung der Auditstufe 2 wird mit dem erlangten Wissen zu Ihrer Organisation und dem Managementsystem eine Auditplanung für das eigentliche Zertifizierungsaudit erstellt und mit Ihnen abgestimmt.

5. Zertifizierungsaudit Stufe 2
Im Rahmen der Stufe 2 wird in Ihrem Unternehmen die Wirksamkeit des eingeführten Managementsystems überprüft. Dabei werden in Abteilungen bzw. Organisationseinheiten und entlang der Prozessketten Stichproben zu allen Anforderungen gezogen.
Grundlagen der Auditierung sind:

  • Auditplanung
  • die jeweilige Zertifizierungsnorm bzw. darin festgelegte einzelne Normforderungen
  • organisationsspezifische Dokumente
  • allgemeine und branchenspezifische Grundlagen (Gesetze, weiterführende, branchenspezifische, erforderliche Normierungen,..)

Nach Auswertung und Bewertung der Ergebnisse werden Ihnen im Rahmen des Abschlussgesprächs bereits das Auditergebnis sowie eventuelle Mängel bzw. Abweichungen mitgeteilt. Bei Abweichungen werden Korrekturmaßnahmen festgelegt.

6. TÜV AUSTRIA-Zertifikat
Die tatsächliche Zertifizierung wird nach erfolgter und erfolgreicher Auditierung und Berichtslegung auf Basis des Auditberichtes durch die Zertifizierungsstelle des TÜV AUSTRIA ausgesprochen. Das Zertifikat wird ausgestellt, sofern die folgenden Zertifizierungsvoraussetzungen erfüllt sind:

  • Dokumentation und Implementierung des Managementsystems
  • Zertifizierungsübereinkommen (Bestätigung des Zertifizierungsangebots, der Zertifizierordnung und der AGB)
  • positiv absolviertes Audit und damit eine entsprechende Empfehlung Ihres Auditteams an die Zertifizierungsstelle

Ein Zertifikat wird für eine Laufzeit von drei Jahren ausgestellt. Um die Gültigkeit des Zertifikates über die gesamte Laufzeit aufrecht zu erhalten, ist die jährliche Durchführung bzw. der jeweils positive Abschluss eines Überwachungsaudits (12 Monate und 24 Monate nach Ausstellung des Zertifikates) erforderlich.

7. Überwachungsaudits
Beim jährlich durchzuführenden Überwachungsaudit werden die Wirksamkeit und die Weiterentwicklung des Managementsystems stichprobenartig überprüft. Überwachungsaudits sind in Bezug auf den Auditumfang kürzer und umfassen einerseits von Akkreditierern vorgegebene Themen, im Auditplan genannte Schwerpunkte und gehen auf die Mängel des letzten Audits ein.

8. Re-Zertifizierungsaudit
Dieses muss vor Ablauf der Gültigkeit des Zertifikats (i. d. Regel nach drei Jahren) durchgeführt werden. In einem Re-Zertifizierungsaudit (oft auch Wiederholungsaudits genannt) werden wie bei einem Zertifizierungsaudits alle Forderungspunkte stichprobenartig überprüft. Der Aufwand dieses wiederholenden Zertifizierungsverfahrens ist gegenüber einem Erstzertifizierungsverfahren verkürzt (ca. 2/3 der Auditzeit eines Erstzertifizierungsverfahrens).

Nach positiver Zertifizierungsentscheidung wird erneut ein Zertifikat mit einer Gültigkeit von drei Jahren ausgestellt.

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